Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche Personen- und Unterneh- mensdaten wir von Ihnen sammeln und speichern, wenn Sie unser Portal nutzen, und wie wir diese Daten verwenden, sowie an wen wir diese Daten gegebenenfalls weitergeben können. Die Verarbeitung personenbezogener Daten findet stets im Einklang mit den geltenden Daten- schutzbestimmungen (revDSG und/oder DSGVO) statt.

Zudem erhalten Sie Informationen dazu, welche Rechte Ihnen im Hinblick auf die Verwen- dung Ihrer Daten gegenüber uns zustehen:

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst!

Kontakt und Datenschutzverantwortung

SwissHelp66 AG Nauenstrasse 49 CH-4052 Basel info@swisshelp66.ch

A. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Im Rahmen ihres Mandats erhebt die Gesell- schaft mehrere Arten von Personendaten von Ihnen. Dazu gehören insbesondere:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail; auch von Angehörigen, u.a. für Notfallverzeichnis)
• Kundeninformationen (z.B. Geburtsdatum, Nationalität, Zivilstand, Beruf, Titel, Stellenbezeichnung, Pass / ID-Nummer, AHV-Nummer)
• Risikobewertungsdaten (z.B. Bonitätsinformationen, Handelsregisterdaten)
• Finanzinformationen (z.B. Daten zu Bankverbindungen)
• Mandatsdaten, je nach Auftrag (z.B. Steuerinformationen, Statuten, Protokolle, Projekte, Verträge, Daten von Mitarbeitenden (z.B. Lohn, Sozialversicherungen, Kinder), Buchhaltungsdaten, wirtschaftlich Berechtigte, Eigentumsverhältnisse)
• Webseitendaten (z.B. IP-Adresse, Geräteinformation (UDI), Informationen zum Browser, Webseitennutzung (Analyse und Verwendung von Plugins, etc.)
• Bewerbungsdaten (z.B. Lebenslauf, Arbeitszeugnisse)
• Marketinginformationen (z.B. Newsletter)
• Sicherheits- und Netzwerkdaten (z.B. Besucherlisten, Zutrittskontrollen, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonanruflisten)

Dazu gehören auch alle anderen Angaben, die Sie uns zur Verfügung stellen oder die im Zuge der Erbringung der vereinbarten Dienstleistung zwangsläufig erhoben werden.

Soweit es uns erlaubt ist, können wir Ihre Personendaten auch von verbundenen Gesellschaf- ten, von Behörden oder sonstigen Dritten (wie z.B. Internet, Depotbanken) erhalten. Zu den Kategorien von Daten, die wir von Dritten über Sie erhalten, gehören neben den Daten, die Sie uns direkt zur Verfügung gestellt haben, unter anderem Angaben aus öffentlichen Regis- tern, Daten, die wir im Zusammenhang mit Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren erhalten ha- ben, Angaben über Sie aus Korrespondenz und Gesprächen mit Dritten, Informationen über Sie, die uns von mit Ihnen verbundenen Personen (Familienangehörige, Berater, gesetzliche Vertreter usw.) zum Zwecke des Abschlusses oder der Abwicklung von Verträgen mit Ihnen oder unter Ihrer Mitwirkung (z.B. Vollmachten), Angaben über gesetzliche Vorschriften wie z.B. zur Bekämpfung der Geldwäsche, Angaben über Sie, die in den Medien oder im Internet zu finden sind (soweit im Einzelfall angegeben).

Grundsätzlich speichern wir diese Daten für 10 Jahre nach Beendigung des Bearbeitungs- zwecks. Dieser Zeitraum kann länger sein, wenn dies aus beweisrechtlichen Gründen oder zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Anforderungen erforderlich ist.

B. Zweck der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir erheben und bearbeiten Personendaten in erster Linie, um Verträge mit unseren Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden abzuschliessen und abzuwickeln (inkl. Vertragsanbah- nung und allfällige Durchsetzung). Dies geschieht insbesondere im Zusammenhang mit Auf- trägen im Bereich unserer Tätigkeiten. Bei der Bearbeitung der uns im Rahmen eines Auf- trags überlassenen Daten, handeln wir entsprechend den Weisungen der Auftraggeber sowie der gesetzlichen Vorgabe. Wir bearbeiten Ihre Daten nur zu spezifischen Zwecken, die sich aus vertraglichen Vereinbarungen mit oder zugunsten einer betroffenen Person, gesetzlichen Vorschriften, überwiegendem Interesse, d.h. aus legitimen Gründen oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung ergeben.

Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit er- laubt und ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse besteht, auch für die Weiter- entwicklung unserer Angebote und Dienstleistungen, für die Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen im Zusammenhang mit einer Leistungserbringung.

C. Rechte der betroffenen Person

Soweit es das geltende Recht vorsieht, haben Personen, deren Personendaten bearbeitet wer- den («betroffene Personen»), eine Reihe von Rechten im Zusammenhang mit der Bearbeitung ihrer Daten. Für die Gesellschaft ist es wichtig, dass Sie Ihre Rechte einfach und transparent ausüben können, wenn Sie dies wünschen.

Sie haben insbesondere die folgenden Rechte:

• Auskunft zu verlangen und zu erhalten, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten;
• Zu verlangen, dass ungenaue oder falsche korrigiert werden;
• gegen alle oder bestimmte Bearbeitungen Einspruch zu erheben;
• um die Löschung von Daten zu beantragen;
• zu verlangen, dass wir Ihnen bestimmte Personendaten in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung stellen oder sie an einen anderen für die Datenbearbeitung Verantwortlichen übermitteln (Datenübertragbarkeit);
• die Einwilligung zu widerrufen, wenn unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht;
• auf Anfrage weitere Informationen über die Ausübung dieser Rechte zu erhalten.

Im Allgemeinen setzt die Ausübung dieser Rechte voraus, dass Sie Ihre Identität nachweisen können (z.B. durch eine Kopie von Ausweispapieren, wenn Ihre Identität nicht auf andere Weise ersichtlich ist oder auf andere Weise überprüft werden kann). Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte schriftlich an uns unter den oben angegebenen Kontaktdaten. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir uns vorbehalten, gesetzliche Einschränkun- gen oder Ausnahmen unsererseits geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung bestimmter Daten verpflichtet sind, ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns auf solche Interessen berufen können) oder die Daten zur Geltendmachung von An- sprüchen benötigen.

Bitte beachten Sie ferner, dass die Ausübung dieser Rechte mit Ihren vertraglichen Verpflich- tungen kollidieren kann, was Konsequenzen wie eine vorzeitige Vertragsbeendigung nach sich ziehen und mit Kosten verbunden sein kann. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie im Voraus informieren, sofern dies nicht bereits vertraglich vereinbart wurde. Darüber hinaus hat jede betroffene Person das Recht, ihre Rechte vor Gericht geltend zu ma- chen oder eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen. Die zu- ständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffent- lichkeitsbeauftragte.

D. Weitergabe von Daten an Dritte und Übermittlung von Daten ins Ausland

Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Erbringung unserer Leistung not- wendig ist, wenn diese Dritten für uns eine Dienstleistung erbringen, wenn wir dazu gesetz- lich oder behördlich verpflichtet sind oder wenn wir ein überwiegendes Interesse an der Wei- tergabe der Personendaten haben. Wir werden Personendaten ebenfalls an Dritte weitergeben, wenn Sie dazu ihre Einwilligung erteilt oder uns dazu aufgefordert haben.

Nicht alle Personendaten werden standardmässig verschlüsselt übermittelt. Sofern nicht expli- zit mit dem Kunden anders vereinbart, werden Buchhaltungsdaten, Lohnadministrationsdaten, Lohnabrechnungen und -ausweise unverschlüsselt übermittelt.

Folgende Kategorien von Empfängern können Personendaten von uns erhalten:

• Zweigniederlassungen, Tochter- oder Schwestergesellschaften.
• Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen).
• Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden, staatliche Einrichtungen, Gerichte.

E. Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Wenn die Datenschutzricht- linie Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Änderung per E- Mail oder auf andere geeignete Weise benachrichtigen.

1. September 2023